Privacy Reglement

Privacy in de mondzorg­praktijk

Voor een goede mondzorg behandeling is het noodzakelijk van iedere patiënt(e) een tand­heelkundig dossier samen te stellen. Het dossier bevat aantekeningen over zijn/haar gebits­toestand, gegevens over de uitgevoerde behandelingen en verslagen van onder­zoeken. Ook worden gegevens opgenomen die elders, bijvoorbeeld bij zijn/haar huisarts, met zijn/haar toestemming zijn opgevraagd. Omgekeerd kunnen gegevens uit het dossier worden verstrekt aan andere zorgverleners. Dit gebeurt niet wanneer hij/zij daar uitdrukkelijk bezwaar tegen maakt. De gegevens kunnen ook door een waarnemer of voor overleg met andere mondzorg­kundigen worden gebruikt.
 
Een beperkt aantal gegevens uit het dossier wordt gebruikt voor de financiële administratie. Ook worden gegevens uit het dossier aan anderen verstrekt als dat wettelijk is voorgeschreven.

Beveiliging van de gegevens

De praktijk draagt er zorg voor dat de gegevens veilig worden opgeborgen, dat deze niet verloren raken en niet in onbevoegde handen komen. Alleen rechtstreeks bij de behandeling betrokken personen hebben toegang tot de gegevens. Bijvoorbeeld de mond­hygiëniste, de assistent of een waarnemer. Zij hebben alleen toegang tot die gegevens in het dossier die noodzakelijk zijn voor hun taak. Deze personen zijn uiteraard verplicht tot geheim­houding.

Bewaartermijn

De algemene bewaar­termijn van de gegevens is 20 jaar. Het kan voorkomen dat de gegevens langer bewaard moeten worden, bijvoorbeeld omdat dit van belang is voor lang­lopende of terug­kerende behandelingen. Het initiatief tot langer bewaren kan ook van de patiënt(e) uitgaan.

Recht tot inzage, afschrift, correctie, aanvulling en afscherming

De patiënt(e) heeft er recht op zijn/haar gegevens in te zien en kan om een (foto)kopie van de gegevens verzoeken. Als de patiënt(e) van mening is dat de gegevens in zijn/haar dossier inhoudelijk onjuist zijn, dan kan hij/zij vragen deze te corrigeren. Hij/zij kan ook vragen om een door de mondzorg afgegeven (aanvullende) verklaring over de gegevens aan het dossier toe te voegen. Hij/zij kan ook, indien hij/zij prijs stelt op bewaring van de gegevens, verzoeken (bepaalde) gegevens voor anderen af te schermen. De patiënt(e) behoort zo spoedig mogelijk, maar in elk geval binnen vier weken, een reactie te ontvangen.

Recht op verwijdering en vernietiging

De patiënt(e) kan vragen (een deel van) zijn/haar gegevens te vernietigen. Dit verzoek moet binnen drie maanden uitgevoerd worden, tenzij aannemelijk is dat het bewaren van de gegevens van aanmerkelijk belang is voor iemand anders dan de patiënt(e), omdat een wettelijke bepaling vernietiging verbiedt.

Klachten

Elke patiënt(e) heeft de mogelijkheid tot het indienen van een klacht bij de Autoriteit Persoons­gegevens.

Audits en visitaties

In het kader van kwaliteits­bewaking en professionele verantwoording kunnen binnen de praktijk steekproefs­gewijs audits en visitaties plaatsvinden door bevoegde externe partijen, zoals certificerende instanties of beroeps­organisaties. Tijdens deze controles kan het voorkomen dat op beperkte schaal inzage wordt gevraagd in patiënten­dossiers om te beoordelen of de zorg­verlening en dossier­voering voldoen aan de geldende wet- en regel­geving en professionele richtlijnen.

De betrokken auditors of commissie­leden zijn gebonden aan een geheimhoudings­plicht en verwerken de gegevens uitsluitend voor het doel van kwaliteits­controle. Hierbij wordt zorgvuldig omgegaan met patiënt­gegevens en wordt alleen inzage verleend voor zover dit nood­zakelijk is voor de uitvoering van de audit of visitatie.